Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.apdisere.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), L'APDI est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de L'APDI (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par L'APDI, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, L'APDI ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, décrites au point 2 :
a) Pour l’identification de l’adhérent :
b) Pour la situation familiale (prise en compte des ayant-droits) :
c) Pour les éléments professionnels :
d) Pour la situation financière :
Le recueil des informations relatives à votre fiche de paie et avis d'imposition est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial ou d'INM maximum permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par L'APDI peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
L'APDI ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
L'APDI est amenée à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les informations à caractère personnel et les documents enregistrés sur notre site sont supprimés après un délai d’inactivité du compte adhérent de 3 ans.
L’adhérent peut, s’il le souhaite, supprimer les documents attachés à son compte (dès que la prestation est réalisée).
Les documents papier fournis par les adhérents (fiches de paie, avis d'imposition) sont détruits au mois de mars de l'année N+1.
Les documents comptables sont conservées dix (10) ans (grand livre, balances, pièces justificatives comme les factures, bons de commandes).
Les justificatifs liés à l’attribution de prestations d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours (pour satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF).
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par L'APDI sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.
- Le Commissaire aux comptes et l'expert comptable dans leurs missions de certification et d'accompagnement budgétaire et financier de l'association.
L'APDI s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
L'APDI veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement quant aux données personnelles vous concernant, auprès de L'APDI en envoyant votre demande :
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
L'APDI est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, cette page sera mise à jour. Vous serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte en cas de modifications significatives.